KEP günümüzdeki geleneksel posta pulunun elektronik ortamdaki karşılığıdır. Gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği olan güvenli elektronik posta hizmetine KEP deniyor.
E-postalar ile ilgili en önemli sıkıntı delil olarak kabul görmemesi idi. Ayrıca resmi yazışmalarda kullanılmıyordu. KEP yani Kayıtlı E-Posta Sistemi hukuken kanıt niteliği taşıması açısından önemli.
Tüm şirketler kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi almak zorunda. Zorunlu olmasına zorunlu ama kayıt olanı geçtik, duyan bile olmamış. “Nedir? Ne değildir? Ne işe yarar?” diye bize soruyorlar. Yine haklılar. O kadar çok yapmaları gereken kanuni zorunlulukları var ki, üretim yapacak zamanları kalmıyor, bürokratik işlemlerden… Şirket sahipleri de ucunu kaçırınca, salıvermişler, umurlarında bile değil artık…
KEP ile, dilekçe, ihale, teklif, sözleşme paylaşımı, şirket beyannameleri, fatura, hesap özeti, talimat, anonim şirketlerin toplantı çağrıları gibi bildirimleri, elektronik ortamda yapabilecek.
Diğer faydaları da şöyle: Göndereceğiniz e-postanın ne zaman, kim tarafından, kime yollandığı, gönderilen kişinin posta kutusuna hangi tarih ve saatte ulaştığı, alıcı tarafından ne zaman okunduğu belgelenebilecek,
Göndereceğiniz e-postanın ekli dosyaları ile birlikte içerik bütünlüğü sağlanacak,
KEP ile göndereceğiniz önemli bir e-posta, gönderdiğiniz kişi veya kuruluş tarafından almadık, bize ulaşmadı, bilgimiz yok gibi gerekçelerle inkâr edilemeyecek,
KEP ile yapacağınız bildirim yasal bir bildirim haline gelecek, uyuşmazlık durumlarında da hukuki bir delile dönüşecek.
Aktif halde faaliyet gösteren 700 bine yakın şirket var. Hepsinin KEP adresi alması şart. Ama fiiliyatta henüz kamu, yasal tebligatları elektronik ortamda gönderebilecek altyapıyı kurgulayamadığı için şu an alan da faydasını göremiyor. Adalet Bakanlığı’nın sistemi hızla aktif hale getirmesi ile yasal tebligatlar elektronik ortamda gelmeye başlayacak...
Yasada ‘KEP adresi almazsanız ne olur?’un cevabı yok. Yine de almak isteyen olursa PTT Merkez Müdürlüğüne başvurarak Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı açtırabilirsiniz.